Každá veřejná zakázka prochází v rámci zadávacího řízení různými stavy – fázemi zadávacího řízení. V závislosti na těchto fázích a druhu zadávacího řízení jsou možné v nástroji E-ZAK různé akce a úkony.
Sled a přítomnost jednotlivých fází závisí na druhu zadávacího řízení.
Při založení nové zakázky v nástroji E-ZAK je jí nastavena fáze Příprava.
O aktuální fázi zadávacího řízení a možných akcích informuje v detailu zakázky barevný rámeček fáze zadávacího řízení.
Ve všech nabízených fázích po zveřejnění zakázky má zadavatel možnost elektronické komunikace s dodavateli přímo přes nástroj E-ZAK.
Manuální změna fáze zakázky
V každé fázi lze k zadávacímu řízení připojit související dokumenty ať již interní nebo veřejné povahy.
Při automatickém přechodu mezi fázemi není nabízena akce pro posun do další fáze.
Toto chování lze změnit nastavením oprávnění měnit stav veřejné zakázky manuálně v bloku Oprávnění osoby za zadavatele – poté bude akce pro přechod do následující fáze nabídnuta v rámečku fáze zadávacího řízení.
Doporučujeme však toto oprávnění využívat v co možná nejmenší míře. Toto oprávnění je z bezpečnostních důvodů při každé změně fáze resetováno.
Nestandardní situace
Pozor! I když je možné se v některých stavech vracet zpět do již absolvovaných fází přes tlačítko nestandardní situacenad detailem zakázky, změnu fáze vždy pečlivě zvažte.
Nestandardní situace
Pozor! I když je možné se v některých stavech vracet zpět do již absolvovaných fází přes tlačítko nestandardní situace, změnu fáze vždy pečlivě zvažte.
Příprava
Jedná se o přípravné stádium veřejné zakázky, veškeré údaje jsou dostupné pouze pověřeným osobám zadavatele a lze je všechny libovolně editovat.
V této fázi je možné měnit všechny parametry VZ (kromě rozdělení na části) a lze ji také ze systému vymazat po přidělení patřičného oprávnění v bloku oprávněné osoby za zadavatele.
Dle druhu zadávacího řízení lze odeslat výzvu k podání nabídek, resp. žádostí o účast.
Přechod do další fáze probíhá odesláním výzvy nebo manuálním zahájení po nastavení oprávnění v bloku oprávněné osoby za zadavatele.
Zahájena
Do této fáze se posune zakázka zahajovaná oznámením do VVZ, zakázka setrvává v této fázi do uveřejnění oznámení.
Pokud zadavatel vyplnil Evidenční číslo ve VVZ, pak dojde k automatickému posunu zakázky po jejím uveřejnění.
Systém stavy formulářů kontroluje v pracovní dny třikrát denně, v 5:00, 10:00 a 15:00 hodin a pokud zjistí, že formulář byl již zveřejněn ve VVZ, automaticky posune zakázku do další fáze.
Pokud nedojde k automatickému posunu, je třeba zakázku posunout do další fáze manuálně.
Příjem nabídek/Příjem předběžných nabídek
Zakázka je zveřejněna na profilu zadavatele a dodavatelé podávají nabídky elektronicky přes nástroj E-ZAK (výjimečně v listinné podobě)
Lze odpovídat na žádosti o vysvětlení, doplňovat a měnit dokumentaci, uveřejňovat vysvětlení, doplnění, změny dokumentace.
Přechod do další fáze je automatický a závislý na uplynutí lhůty pro podání (předběžných) nabídek.
Hodnocení
V této fázi zadavatel hodnotí, případně posuzuje nabídky.
Probíhá přiřazení a vyloučení dodavatelů, stanovení pořadí jednotlivých účastníků,
resp. posouzení a hodnocení nabídek.
Vyhodnoceno
V této fázi jedná zadavatel o uzavření smlouvy.
Zadavatel má možnost možnost vyloučení dodavatelů, kteří například nepodali nabídku.
Zadavatel také může přejít manuálně do další fáze se současným označením dodavatele, s nímž byla uzavřena smlouva.
Zadáno
V této fázi je veřejná zakázka zadána vybranému dodavateli, s nímž je uzavřena smlouva.
Zrušeno/V archivu
Veřejná zakázka byla zrušena.
Zrušené zakázky jsou automaticky archivovány, stejně jako zakázky, kdy již bylo ukončeno plnění.
Další fáze
V souvislosti se zvoleným druhem zadávacího řízení může zakázka procházet ještě fázemi:
Prokazování kvalifikace - dodavatelé podávají žádosti o účast v listinné podobě na kontaktní adresu nebo elektronicky přes E-ZAK, prokazují svou kvalifikaci, fáze je časově limitována datem pro podání žádostí o účast,
