Dokumenty na zakázkách

Přehled dokumentů v E-ZAKu a na zakázce

V nástroji E-ZAK se eviduje veškerá dokumentace o zakázce přehledně v jednotlivých blocích, podle druhu dokumentů.

Zadavatelé mohou využít zadávací (kvalifikační) dokumentaci, interní dokumenty, veřejné dokumenty a dokumenty vyhrazené pro účastníky zadávacího řízení.
V rámci zapínatelné funkcionality je také možnost použít šablony dokumentů (jak v PDF, tak ve WORD formě), bližší informace k těmto šablonám naleznou zadavatelé PDF šablony dokumentů nebo WORD šablony.

Dodavatelé mají na zakázce k dispozici zadávací a kvalifikační dokumentaci, veřejné dokumenty nebo dokumenty vyhrazené pouze pro účastníky (ti, kteří jsou k zakázce přiřazeni).

Zadávací a kvalifikační dokumentace

E-ZAK podporuje poskytování dokumentace v elektronické podobě a to jak formou neomezeného a přímého dálkového přístupu (dále též „bez omezení“), tak na vyžádání. V případě neomezeného a přímého dálkového přístupu je kvalifikační/zadávací dokumentace poskytována ke stažení jak pro oprávněné uživatele, tak pro širokou veřejnost. Způsob poskytování zadávací dokumentace zadavatel nastavuje v parametrech veřejné zakázky.

Zadavatel/administrátor VZ může k veřejné zakázce připojit soubory se zadávací nebo kvalifikační dokumentací. K tomu slouží tlačítka přidat zadávací dokumentaci a přidat kvalifikační dokumentaci, dokumenty může kdykoli smazat/upravit. K těmto úkonům si uživatel musí na zakázce nastavit oprávnění v bloku Oprávněné osoby za zadavatele.

Se zadávací dokumentací lze manipulovat i ve fázi Příjem nabídek a Hodnocení (v dalších fázích jsou již úpravy znemožněny). Zadavatel může mazat a přidávat dokumenty, přičemž veřejnost vidí pouze aktuální verzi dokumentu. Historii vidí pouze přihlášený zadavatel.
Zadavatel může kdykoli upravit viditelnost souboru jak aktuální, tak předchozí verze, pokud došlo k úpravě.

Pokud je zadávací dokumentace poskytována elektronicky na vyžádání, mají přihlášení dodavatelé možnost požádat o zpřístupnění této dokumentace zasláním elektronické žádosti v rámci bloku Zadávací dokumentace - tlačítko Poslat žádost. Uživatel zadavatele přiřazený k dané veřejné zakázce s oprávněním „přijímat žádosti o poskytnutí dokumentace“ obdrží tuto žádost a pokud má rovněž nastaveno oprávnění „odpovídat na žádosti o poskytnutí dokumentace“, může na tuto zprávu-žádost odpovědět a zpřístupnit žadateli dokumentaci nebo jeho žádost zamítnout.

Interní dokumenty

Slouží pro zadavatele, tento blok na zakázce je tedy viditelný pouze pro uživatele zadavatele. Přiřazení uživatelé, kteří mají nastaveno oprávnění "přidat interní dokument" a/nebo "mazat interní dokument" mohou s interními dokumenty na zakázce pracovat.

Kromě názvu a popisu si může uživatel dokument označit kategorií, jejíž výběr je k dispozici v editaci dokumentu.

Dokumenty vyhrazené jen pro účastníky

Stejně jako veřejné dokumenty, může zadavatel k zakázce vkládat dokumenty vyhrazené jen pro účastníky, pokud si nastaví oprávnění "přidat dokumenty pro účastníky", případně "mazat dokumenty pro účastníky".

Tyto dokumenty jsou přístupné pouze uživatelům, kteří jsou nejenom přihlášení do E-ZAKu, ale hlavně přiřazeni ke konkrétní zakázce, která tyto dokumenty má. Nepřiřazení dodavatelé tento blok dokumentů vůbec nevidí.

Veřejné dokumenty

Tyto dokumenty jsou viditelné všem a pokud je zadávací řízení uveřejněno i pro nepřihlášené uživatele, pak tyto dokumenty uvidí také.

Aby zadavatel mohl přidávat a upravovat veřejné dokumenty, potřebuje mít nastaveno na zakázce oprávnění "přidat veřejné dokumenty", případně "smazat veřejné dokumenty".

Dokumenty organizace

Zadavatel má v systému E-ZAK možnost vkládat a spravovat různé soubory i mimo zakázky a to přes Dokumenty organizace, které najde každý přihlášený uživatel zadavatele v levém menu.

K dispozici mají uživatelé zdavatele následující záložky:

Vzory dokumentů

Veřejné dokumenty

Obrázky a loga

DOCX šablony (pokud je funkcionalita zapnuta)

Spisová služba (pokud je funkcionalita zapnuta)

Uživatelé zadavatele, kteří mají v oprávnění uživatele nastaveno "Smí spravovat veřejné dokumenty organizace", mohou do těchto dokumentů (záložka Veřejné dokumenty) vkládat/mazat/upravovat nové soubory. Uživatelé s oprávněním "Správa organizace" mají možnost vkládat/mazat/upravovat dokumenty v ostatních záložkách. Pro uživatele bez těchto oprávnění jsou dokumenty přístupné pouze pro zobrazení a stáhnutí.

Veřejnost a přihlášení dodavatelé vidí pouze záložku Veřejné dokumenty. Pokud E-ZAK patří pouze jedinému zadavateli, je odkaz na tyto Veřejné dokumenty v levém menu v části zadávací řízení. Pokud se jedná o multiprofil, jsou zobrazeny na detailu profilu zadavatele (odkaz Profily zadavatelů v levém menu).

Dodavatelé mají v rámci systému E-ZAK také k dispozici dokumenty organizace, kde si mohou ukládat vzory a jiné dokumenty, které uvidí pouze uživatelé dané dodavatelské organizace.