E-ZAK a nový standard spisových služeb: Co se mění a jak se připravit?

Na integrace E-ZAKu se spisovými službami podle nového standardu se připravujeme již nyní. Jejich realizace bude probíhat primárně v roce 2027. Protože každé propojení vyžaduje individuální přístup, doporučujeme začít s přípravou včas.

Co přináší nový standard spisových služeb?

Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (NSESSS 2024) sjednocuje požadavky na elektronické spisové služby a jejich komunikaci s dalšími informačními systémy.

Jednou z důležitých a prakticky představitelných změn je jednotné rozhraní pro propojení systémů, které umožní jednodušší a předvídatelnější výměnu dokumentů a informací.

Nový standard souvisí také s požadavky na atestaci elektronických systémů spisové služby. Povinnost využívat atestovanou eSSL se týká vymezených veřejnoprávních původců, přičemž legislativa stanovuje také výjimky.

Jak zjistíte, zda vaše spisová služba splňuje nové požadavky? Doporučujeme obrátit se na jejího dodavatele a ověřit, zda má používaný systém platný atest a zda je vaše konkrétní verze připravena na nový standard NSESSS 2024.

Přehled atestovaných systémů najdete také na webu České agentury pro standardizaci, která atestace provádí.

Pro zadavatele využívající E-ZAK je podstatné především to, že nový standard vytváří jednotnější podmínky pro propojení jejich nástroje pro zadávání veřejných zakázek se spisovou službou.

Co to znamená pro uživatele E-ZAKu?

E-ZAK umožňuje napojení na spisové služby již dnes, a to prostřednictvím jednosměrné i obousměrné komunikace.

S příchodem NSESSS 2024 se možnosti integrace dále sjednotí. Propojení E-ZAKu se spisovou službou může organizacím přinést zejména:

• Automatizované předávání dokumentů a spisů – dokumenty související s veřejnými zakázkami mohou být předávány mezi E-ZAKem a elektronickou spisovou službou bez zbytečných ručních kroků.
• Přenos metadat a příloh – společně s dokumenty lze předávat také související údaje, přílohy a informace o jejich vazbách.
• Jasně definovanou správu dokumentů – propojení umožní nastavit, který systém dokument aktuálně spravuje a jak probíhá jeho předání.
• Synchronizaci změn a událostí – systémy si mohou předávat informace například o založení, předání nebo vyřízení dokumentu či spisu.

‼️Výsledkem může být méně ručního přepisování údajů, jednodušší práce s dokumenty a efektivnější administrativa veřejných zakázek.

Konkrétní rozsah automatizace vždy závisí na možnostech používané spisové služby a nastavení propojení.

Každé propojení je individuální. Pomůžeme vám najít nejlepší řešení.

Ačkoli nový standard sjednocuje technické požadavky, neznamená to, že propojení E-ZAKu s každou spisovou službou bude automatické nebo zcela totožné.

Každá organizace má své vlastní procesy, požadavky a technické prostředí. Proto ke každé integraci přistupujeme individuálně.

Společně s vámi projdeme možnosti vaší spisové služby, požadovaný způsob komunikace a rozsah předávaných informací. Naším cílem není pouze zajistit technické propojení systémů, ale nastavit jej tak, aby vám v každodenní práci ušetřilo co nejvíce administrativy a času.

Proces propojení zahrnuje analýzu používané spisové služby, návrh a realizaci integrace, následné testování a ověření funkčnosti.

Ozvěte se nám už nyní.

Na nové integrace E-ZAKu se spisovými službami se připravujeme již nyní a vytváříme pořadník zájemců pro rok 2027.

Každé propojení vyžaduje individuální analýzu, nastavení a testování. Proto doporučujeme začít s přípravou v dostatečném předstihu, abychom společně mohli naplánovat potřebné kroky a najít řešení odpovídající potřebám vaší organizace.

👉 Chcete v roce 2027 propojit E-ZAK se svou spisovou službou nebo upravit stávající integraci podle nového standardu?

Obraťte se na svého obchodního zástupce QCM nebo nám napište na obchod@qcm.cz.

Rádi s vámi probereme možnosti propojení a zařadíme vás do pořadníku zájemců.