Napojení na spisovou službu

E-ZAK

Manuály

Napojení na spisovou službu – manuál

Obsah manuálu:

Nastavení propojení se SpSl

Nové zadávací řízení

Přidání dokumentů

Komunikace v rámci systému E-ZAK

Souhrn součástí spisu

Uzavření spisu

Změna vlastníka spisu

Smazání zakázky v přípravě

Příjem dokumentů ze SpSl

Nastavení propojení se SpSl

Upozornění: uvedený manuál je obecný a postup se může drobně lišit v závislosti na dané spisové službě a jejím řešení.

Po přihlášení do systému E-ZAK je nejdříve v případě nového uživatele třeba v rámci detailu uživatele přes záložku Spisová služba doplnit požadované údaje.

Tyto obdržíte od spisové služby.

Následně bude možné, aby uživatel prováděl požadované úkony v rámci systémů.

Nové zadávací řízení

V rámci vytvoření Nového zadávacího řízení se níže objeví blok s možností registrace do spisové služby.

Po zaregistrování do spisové služby získá zakázka unikátní spisovou značku.

Ta se zobrazí na detailu zakázky vlevo nahoře v bloku Informace o veřejné zakázce.

Přidání dokumentů

Během vypisování zakázky i v jejím průběhu může zadavatel přidávat soubory s dokumentací – v blocích Zadávací dokumentace, Veřejné a Interní dokumenty.

Tyto dokumenty je také možno přidávat do spisu.

Po potvrzení získá každý dokument své číslo jednací ze spisové služby.

Komunikace v rámci systému E-ZAK

Všechny zprávy lze registrovat do spisové služby.
Odchozí zprávy i zprávy příchozí.

Registrace do spisové služby je nabízena u všech druhů zpráv.

Může se jednat o zaslání žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace, zaslání interní zprávy v rámci organizace zadavatele, zaslání obecné zprávy i individuální zprávy konkrétní organizaci.

Zaregistrovat do spisové služby je možné obdobně i přijaté elektronické nabídky a žádosti o účast po udělení souhlasu k jejich otevření.

Souhrn součástí spisu

Kliknutím na volbu Spisová služba v rámci detailu zakázky se zobrazí obsah veškerých souborů, které jsou součástí spisu dané zakázky.

Uzavření spisu

Je-li zakázka ve stavu Zadáno nebo Uzavřeno, pak se po kliknutí na tlačítko Spisová služba objeví možnost: Uzavřít/předat spis.

Výchozí volbou je i následné automatické uzavření spisu ve spisové službě. Pokud toto nastavení není možné, pak platí odstavec níže.

Z důvodu nekorektních formátů dokumentů a jejich nutné konverze ve spisové službě je nutno spis uzavřít pouze

v E-ZAKu a předat do výhradní správy spisové služby (aby byl uživatel schopen tyto úkony ve spisové službě provést a upravovat spis).

Změna vlastníka spisu

Podmínkou pro změnu vlastníka spisu je jeho přiřazení na danou zakázku a musí být v rámci spisové služby ve stejném funkčním místě.

Změnu vlastníka může provést pouze aktuální vlastník spisu!

Smazání zakázky v přípravě

Výchozí volbou je i následné automatické storno spisu ve spisové službě.

Pokud toto nastavení není možné, pak platí odstavec níže.

Po smazání zakázky v přípravě bude v rámci spisové služby spis pouze předán do vlastnictví spisové služby - nedojde automaticky k jeho stornování - je třeba tyto úkony provést ještě přímo ve spisové službě.