Nastavení propojení se SpSl

Upozornění: uvedený manuál je obecný a postup se může drobně lišit v závislosti na dané spisové službě a jejím řešení.


Po přihlášení do systému E-ZAK je nejdříve v případě nového uživatele třeba v rámci detailu uživatele přes záložku Spisová služba doplnit požadované údaje.


Tyto obdržíte od spisové služby.


Následně bude možné, aby uživatel prováděl požadované úkony v rámci systémů.

Nové zadávací řízení

V rámci vytvoření Nového zadávacího řízení se níže objeví blok s možností registrace do spisové služby.

Po zaregistrování do spisové služby získá zakázka unikátní spisovou značku.


Ta se zobrazí na detailu zakázky vlevo nahoře v bloku Informace o veřejné zakázce.

Přidání dokumentů

Během vypisování zakázky i v jejím průběhu může zadavatel přidávat soubory s dokumentací – v blocích Zadávací dokumentace, Veřejné a Interní dokumenty.


Tyto dokumenty je také možno přidávat do spisu.

Po potvrzení získá každý dokument své číslo jednací ze spisové služby.

Komunikace v rámci systému E-ZAK

Všechny zprávy lze registrovat do spisové služby.
Odchozí zprávy i zprávy příchozí.


Registrace do spisové služby je nabízena u všech druhů zpráv.


Může se jednat o zaslání žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace, zaslání interní zprávy v rámci organizace zadavatele, zaslání obecné zprávy i individuální zprávy konkrétní organizaci.


Zaregistrovat do spisové služby je možné obdobně i přijaté elektronické nabídky a žádosti o účast po udělení souhlasu k jejich otevření.


Souhrn součástí spisu

Kliknutím na volbu Spisová služba v rámci detailu zakázky se zobrazí obsah veškerých souborů, které jsou součástí spisu dané zakázky.

Uzavření spisu

Je-li zakázka ve stavu Zadáno nebo Uzavřeno, pak se po kliknutí na tlačítko Spisová služba objeví možnost: Uzavřít/předat spis.


Výchozí volbou je i následné automatické uzavření spisu ve spisové službě. Pokud toto nastavení není možné, pak platí odstavec níže.


Z důvodu nekorektních formátů dokumentů a jejich nutné konverze ve spisové službě je nutno spis uzavřít pouze 

v E-ZAKu a předat do výhradní správy spisové služby (aby byl uživatel schopen tyto úkony ve spisové službě provést a upravovat spis).


Změna vlastníka spisu

Podmínkou pro změnu vlastníka spisu je jeho přiřazení na danou zakázku a musí být v rámci spisové služby ve stejném funkčním místě.


Změnu vlastníka může provést pouze aktuální vlastník spisu!

Smazání zakázky v přípravě

Výchozí volbou je i následné automatické storno spisu ve spisové službě. 

Pokud toto nastavení není možné, pak platí odstavec níže.

Po smazání zakázky v přípravě bude v rámci spisové služby spis pouze předán do vlastnictví spisové služby - nedojde automaticky k jeho stornování - je třeba tyto úkony provést ještě přímo ve spisové službě.


Příjem dokumentů ze SpSl

V případě obousměrného napojení spisové služby dle NSESSS je možné také odeslat dokument ze spisové služby do E-ZAKu.


Přijaté dokumenty naleznete na záložce Spisová služba v rámci dokumentů organizace.

Přes akci – ikonku sponky – daný dokument zařadíte k požadovanému spisu.

Potřebujete poradit?

Neváhejte se obrátit na naši technickou podporu:


Pondělí - Pátek - 8:00 - 17:00

Tel.: +420 538 702 719

E-mail: podpora@ezak.cz

Chcete více informací o této funkci?

PŘEJÍT NA POPIS FUNKCE

Chcete s námi zůstat v kontaktu? Přihlaste se k odběru našeho newsletteru.
Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů.