Upozornění: uvedený manuál je obecný a postup se může drobně lišit v závislosti na dané spisové službě a jejím řešení.
Po přihlášení do systému E-ZAK je nejdříve v případě nového uživatele třeba v rámci detailu uživatele přes záložku Spisová služba doplnit požadované údaje.
Tyto obdržíte od spisové služby.
Následně bude možné, aby uživatel prováděl požadované úkony v rámci systémů.
Nové zadávací řízení
V rámci vytvoření Nového zadávacího řízení se níže objeví blok s možností registrace do spisové služby.
Po zaregistrování do spisové služby získá zakázka unikátní spisovou značku.
Ta se zobrazí na detailu zakázky vlevo nahoře v bloku Informace o veřejné zakázce.
Přidání dokumentů
Během vypisování zakázky i v jejím průběhu může zadavatel přidávat soubory s dokumentací – v blocích Zadávací dokumentace, Veřejné a Interní dokumenty.
Tyto dokumenty je také možno přidávat do spisu.
Po potvrzení získá každý dokument své číslo jednací ze spisové služby.
Komunikace v rámci systému E-ZAK
Všechny zprávy lze registrovat do spisové služby. Odchozí zprávy i zprávy příchozí.
Registrace do spisové služby je nabízena u všech druhů zpráv.
Může se jednat o zaslání žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace, zaslání interní zprávy v rámci organizace zadavatele, zaslání obecné zprávy i individuální zprávy konkrétní organizaci.
Zaregistrovat do spisové služby je možné obdobně i přijaté elektronické nabídky a žádosti o účast po udělení souhlasu k jejich otevření.
Souhrn součástí spisu
Kliknutím na volbu Spisová služba v rámci detailu zakázky se zobrazí obsah veškerých souborů, které jsou součástí spisu dané zakázky.
Uzavření spisu
Je-li zakázka ve stavu Zadáno nebo Uzavřeno, pak se po kliknutí na tlačítko Spisová služba objeví možnost: Uzavřít/předat spis.
Výchozí volbou je i následné automatické uzavření spisu ve spisové službě. Pokud toto nastavení není možné, pak platí odstavec níže.
Z důvodu nekorektních formátů dokumentů a jejich nutné konverze ve spisové službě je nutno spis uzavřít pouze
v E-ZAKu a předat do výhradní správy spisové služby (aby byl uživatel schopen tyto úkony ve spisové službě provést a upravovat spis).
Změna vlastníka spisu
Podmínkou pro změnu vlastníka spisu je jeho přiřazení na danou zakázku a musí být v rámci spisové služby ve stejném funkčním místě.
Změnu vlastníka může provést pouze aktuální vlastník spisu!
Smazání zakázky v přípravě
Výchozí volbou je i následné automatické storno spisu ve spisové službě.
Pokud toto nastavení není možné, pak platí odstavec níže.
Po smazání zakázky v přípravě bude v rámci spisové služby spis pouze předán do vlastnictví spisové služby - nedojde automaticky k jeho stornování - je třeba tyto úkony provést ještě přímo ve spisové službě.
Příjem dokumentů ze SpSl
V případě obousměrného napojení spisové služby dle NSESSS je možné také odeslat dokument ze spisové služby do E-ZAKu.
Přijaté dokumenty naleznete na záložce Spisová služba v rámci dokumentů organizace.
Přes akci – ikonku sponky – daný dokument zařadíte k požadovanému spisu.