Prodejní aukce

Prodejní aukce - manuál

Obsah:

Vypsání aukce

Prodejní aukce jsou speciálním režimem E-ZAKu, v němž není vypisována standardní veřejná zakázka, ale elektronická aukce, jejímž cílem je maximalizovat zisk při prodeji.

Soutěží se tedy na roustoucí (výnosové) cenové kritérium.

Prodejní aukce jsou vypisovány na adrese prodej.ezak.cz.

Prvním krokem pro vypsání aukce vypisovatelem je přihlášení do systému.

V menu na levé straně zvolte Založit aukci a aukci pojmenujte.

Poté vyberte Elektronickou aukci bez zadávacího řízení a klikněte na Pokračovat.

V následujícím formuláři je třeba vyplnit zejména:

název prodejní aukce,
druh veřejné zakázky
stručný popis předmětu,
předpokládanou hodnotu, kterou je však možno skrýt pomocí zatržítka Neuveřejňovat předpokládanou hodnotu,
režim veřejné zakázky, který lze ponechat jako zakázku malého rozsahu, či jako zakázku mimo režim zákona.

Ostatní položky jsou volitelné.

Na nutnost vyplnění zmíněných údajů je vypisovatel upozorněn i žutou chybovou hláškou na detailu aukce po uložení formuláře.

Vypisovatel má také možnost nastavit nutnost veškerou komunikaci elektronicky podepisovat, a to jak ze strany účastníka, tak ze strany vypisovatele.

Důrazně doporučujeme elektronické podpisy nepoužívat!
§ 211 odst. 7 Zákona o zadávání veřejných zakázek říká, že "Úkon učiněný prostřednictvím elektronického nástroje nebo datové schránky se považuje za podepsaný."

Aukce jsou vždy přístupné pouze osloveným účastníkům, pokud chcete aukci zveřejnit po jejím ukončení na profilu, zvolte tuto možnost.

Přiřazení účastníků aukce

Prvním krokem, který je nutné učinit po uložení základních informací aukce, je přiřazení účastníků, kteří se jí budou účastnit.

Toto je možné udělat stisknutím volby Přidat organizaci v bloku Oprávněné osoby za účastníky.

Zobrazí se vyhledávač dodavatelských organizací.

Vyhledávat lze mimo jiné pomocí názvu společnosti a jejího IČ.

Při vyhledávání je třeba mít na paměti, že subjekty v databázi nepodléhají ověření, a tedy je třeba vyhledávat mezi všemi organizacemi, nikoliv jen mezi ověřenými.

Vyhledaného účastníka přiřadíte k aukci zatržením checkboxu nalevo a výběrem důvodu jeho přiřazení k aukci z nabídky.

Následně máte možnost účastníka přiřadi a pokračovat ve výběru dalších, nebo se vrátit zpátky na zakázku.

Vytvoření nového účastníka aukce

Pokud daný subjekt v databázi ještě není zaveden, můžete jej založit pomocí volby v Katalogu organizací, který najdete v levém menu níže na stránce.

V případě předregistrace subjektu vypisovatelem, má tento možnost nutnost použití elektronického podpisu při dokončení registrace vypnout.

Dodavatel se může do systému registrovat i sám, ale v takovém případě je vyžadováno ověření registrace pomocí elektronického podpisu.

Při založení dodavatele je možné vybrat, zda se jedná o fyzickou či právnickou osobu.
Podle toho se pak položky formuláře přizpůsobí.

Po zadání IČ lze načíst veřejné údaje z rejstříku.

Na uvedený kontaktní e-mail bude obratem zasláno e-mailové upozornění na dokončení registrace, pokud bude tato volba vybrána.

K dokončení registrace může být po dodavateli vyžadován elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu.

Dodavatel bude mít možnost v rámci dokončení registrace své údaje upravit a nastavit si své přihlašovací údaje.

Nastavení elektronické aukce

Samotná elektronická aukce se nastavuje v bloku Elektronická aukce kliknutím na Nastavit e-aukci.

Předvyplní se název aukce, případně doplňte její popis.

Dále se zde určuje datum a čas zahájení aukce a případně také jejího konce.

Pokud je to umožněno zatržením checkboxu, můžete zde také nastavit, jakým způsobem bude docházet k prodlužování aukce při změně či dorovnáním nejlepší nabídky.

Níže se nastavují informace, které se zobrazí účastníkům v průběhu elektronické aukce.

Jsou to:

pořadí účastníka,
nejlepší aukční hodnoty,
aukční hodnoty nejlepší nabídky,
počet účastníků v aukci,
aukční hodnoty ostatních účastníků.

Nakonec je třeba, zda se bude zobrazovat chat v průběhu aukce.

Nastavení hodnotícího kritéria

Pro nastavení rostoucího hodnotícího kritéria u prodejní aukce je třeba nastavit jako základní kritérium v bloku Hodnocení nabídek ekonomickou výhodnost nabídky.

Nyní je třeba nastavit kritérium hodnocení, pomocí kterého E-ZAK vyhodnotí hodnoty vložené do elektronické aukce.

Klikněte na Přidat kritérium hodnocení.

Kritérium pojmenujte - například "Cena".

Uveďte jednotku kritéria - například "Kč bez DPH".

Dále máte možnost využít pole Popis.

Do pořadí kritérií není třeba zasahovat. Tato volba má smysl pouze u multikriteriálního hodnocení.

Typ kritéria zvolte Cenu.

Její povaha zůstává kvantitativní, tedy převzatá z nabídky.

Orientaci ponechte rostoucí (výnosovou) - čím větší, tím lepší.

V případě jediného hodnotícího kritéria zvolte jeho váhu 100 %.

Cenové položky lze použít v případě, že dochází k dražení více položek.

Dále máte možnost nastavit nepřekročitelné minimum a maximum, případně i násobky.

Indexace zůstává na nejlepší hodnotu.

Dále je třeba zaškrtnout, že hodnoty kritéria budou předmětem elektronické aukce.

Je vhodné nastavit Minimální rozdíl/krok změny aukční hodnoty, například jako 1 % z aktuální hodnoty kritéria vlastní nabídky účastníka, abyste předešli příliš nízkým příhozům účastníků elektronické aukce.

Jakmile je kritérium hodnocení nastaveno, je třeba založit účastníkům hodnocení jejich nabídek, tedy zadat vstupní hodnoty, s nimiž budou do aukce vstupovat.

Jako variantu nabídky zvolte třeba písmeno A.

Hodnoty lze vložit hromadně pro jednotlivá kritéria pomocí ikony sloupcového grafu.

Lze nastavit pro všechny účastníky stejnou výchozí hodnotu, která však nesmí být nulová.

Před zadáním zakázky je taktéž potřeba zkontrolovat splnění požadavků u nejvýhodnější nabídky (nabídek) na kartě Přijaté elektronické nabídky.

Na toto se případně při zadání zakázky zobrazí upozornění s červenou informační hláškou: "U vybraného dodavatele je nutné provést posouzení splnění podmínek účasti v zadávacím řízení, tj. v bloku Přijaté elektronické nabídky alespoň u příslušné nabídky zkontrolovat a zaznamenat splnění požadavků.".

Pro zadání zakázky je třeba vyplnit statistické údaje, kterými jsou:

Počet obdržených nabídek,
počet nabídek vstupujících do hodnocení,
počet oslovených dodavatelů,
konečná cena zakázky bez a s DPH,
datum uzavření smlouvy.

Cena se zde uvádí celková a datum je třeba vyplnit takové, které odpovídá datu uzavření poslední smlouvy s posledním dodavatelem.

Dále je zde možnost automaticky odeslat potvrzovací individuální zprávu vybranému dodavateli/dodavatelům.

Další průchod zakázkou pak probíhá standardně jako u kterékoli jiné zakázky.

Elektronický katalog v dynamickém nákupním systému (DNS) se musí nadefinovat při zaváděné nového dynamického nákupního systému. Při úpravě DNS je zde navíc oddíl Elektronický katalog, v němž má zadavatel možnost zvolit, zda se bude katalog aktualizovat na úrovni celého DNS, a tedy se bude předkládat dodavateli již v rámci žádosti o účast v DNS, nebo zda bude předkládán až v rámci nabídek u jednotlivých zakázek v DNS.

Pokud je DNS dělen na kategorie, je zde ještě možnost volby, zda bude jeden společný elektronický katalog pro všechny kategorie, anebo bude elektronický katalog nastaven pro každou kategorii zvlášť.

V případě, že DNS do kategorií nedělíme, nebo je elektronický katalog společný pro všechny kategorie, nastavuje se elektronický katalog na detailu DNS.

Pokud DNS na kategorie dělíme a každá kategorie má vlastní elektronický katalog, pak se tento nastavuje na detailu každé kategorie.

Nastavení elektronického katalogu je popsáno výše a u DNS se nijak neliší.

Podání žádosti o účast dodavatelem do DNS s elektronickým katalogem se od standardního DNS liší pouze oddílem Elektronický katalog, který musí být vyplněn.

Dodavatel zatrhne ve sloupci Kód položek, které nabízí, a vyplní u nich požadované informace.

Je zde také možnost elektronický katalog načíst z CSV souboru obdobně jako u zakázky, jak je popsáno výše.

U importu hodnot položek z CSV souboru je k dispozici šablona dokumentu. Současně je možné použitím zatržítka importem smazat všechny dosud vložené položky.

Další žádost o účast v DNS je možné podat po posouzení předchozí žádosti zadavatelem. Nelze podat žádost o účast, pokud je organizace dodavatele již do daného DNS či jeho kategorie již zařazena.

Pokud vypisujete zakázku v DNS, u něhož je elektronický katalog nastaven, možnost použít elektronický katalog můžete a nemusíte využít.

Pokud však použití elektronického katalogu není nastaveno na samotném DNS, pak nelze u zakázky v něm elektronický katalog použít.

Dále zde vybíráte, zda budou všechny položky vybírány pouze z jednoho elektronického katalogu, tedy pro všechny položky bude jeden vítězný dodavatel, nebo budou vybíráni vítězové z elektronických katalogů pro každou položku samostatně, tedy může být pro každou položku jiný vítězný dodavatel.

Na detailu zakázky se objeví karta Elektronický katalog.

Pokud je tento nastaven již na detailu DNS, lze zde pouze vybrat položky z DNS.

V opačném případě je třeba elektronický katalog, jeho atributy a položky nadefinovat dle popisu výše.

Před odesláním výzvy k účasti v zadávacím řízení je třeba ještě nastavit jednotku kritéria dle popisu výše.

Oslovení dodavatelé, kteří podali svůj elektronický katalog již v žádosti o účast do DNS jej mohou ve stanovené lhůtě aktualizovat, anebo odmítnout účast v dané zakázce.