Elektronické katalogy – eKatalogy

E-ZAK

Manuály

Elektronické katalogy – eKatalogy – manuál

Obsah manuálu:

Nastavení eKatalogů

Přidání atributů eKatalogu

Import atributů z CSV souboru

Přidání položek eKatalogu

Nastavení jednotky hodnotícího kritéria

Zaslání nabídky s eKatalogem dodavatelem

Vyhodnocení zakázky s eKatalogem

Zadání zakázky s eKatalogem

Elektronické katalogy v DNS

Zaslání žádosti o účast do DNS s eKatalogem dodavatelem

Vypsání zakázky v DNS s eKatalogem

Odmítnutí účasti v zakázce v DNS dodavatelem

Nastavení eKatalogů

Pokud zadavatel požaduje nebo připouští předložení nabídky formou elektronického katalogu, uvede to v oznámení o zahájení zadávacího řízení, ve výzvě k podání žádosti o účast, ve výzvě k podání nabídek nebo ve výzvě k jednání.

Elektronický katalog lze využít u veřejných zakázek v dynamickém nákupním systému i u klasických veřejných zakázek.

Pro zakázky dělené na části v rámci jednoho zadávacího řízení není elektronický katalog k dispozici!

V případě zakázky na části v rámci samostatných zadávacích řízení se elektronický katalog nastavuje na detailu konkrétní části zakázky.

Samotné použití elektronického katalogu se vybírá v bloku Elektronické nabídky a žádosti o účast.

Na výběr jsou dvě varianty.

Buďto mohou být všechny položky vybírány pouze z jednoho elektronického katalogu, tedy pro všechny položky bude jeden vítězný dodavatel, nebo budou vybíráni vítězové z elektronických katalogů pro každou položku samostatně, tedy může být pro každou položku jiný vítězný dodavatel.

Po uložení nastavení zakázky se na jejím detailu zobrazí blok Elektronický katalog. U něj je třeba nastavit atributy a položky, tedy co nakupuji a jaké to má mít vlastnosti a parametry.

V tomto bloku se nastavují atributy jednotlivých položek i samotné položky katalogu. Tyto lze nastavit dvěma způsoby. Buďto je přidáte manuálně pomocí tlačítka Přidat údaj/Přidat položku, nebo je můžete načíst z CSV souboru.

Přidání atributů eKatalogu

Kliknutím na Přidat údaj se zobrazí tabulka Definice atributu pro položky katalogu. Zde máte možnost zvolit:

Pořadí atributu – zatržítkem Přegenerovat kódy atributů dle jejich pořadí se pořadí aktualizuje.
Název atributu – jedná se o textové pole, kam lze napsat jakýkoliv krátký text (například značka výrobku, barva, počet kusů v balení aj.).
Datový typ – zde se volí vlastnosti vyplňovaného pole: krátký či dlouhý text, internetová adresa, cena s či bez DPH, výše DPH v měně, sazba DPH v %, celé číslo, desetinné číslo, poptávané množství, datum, datum a čas, ano či ne.
Údaj vyplňuje – tento řádek definuje, kdo bude dané pole vyplňovat, zda Zadavatel, či Dodavatel.
Zatržítko Výběrové (hodnotící) kritérium – toto lze použít pouze u pole Cena s či bez DPH – multikriteriální hodnocení u elektronických katalogů není umožněno.
Zatržítko Viditelnost – zde se uvádí, zda je údaj viditelný dodavateli a zda je zobrazen v přehledové tabulce (seznamu) Položky katalogu v bloku Elektronický katalog.

Import atributů z CSV souboru

Druhou možností nastavení atributů je načíst je z připraveného CSV souboru. Vpravo nahoře je možnost stažení šablony, kterou lze následně vyplnit, například v Excelu.

Jsou zde také uvedeny pokyny pro vyplnění CSV souboru.

je_pro_hodnoceni (údaj pro hodnocení/výběr dodavatele) určuje, podle kterého atributu bude vítěz vybrán. Musí být nastaveno jen u jednoho atributu typu cena, buď s nebo bez DPH,
pokud udaj_vyplnuje dodavatel, musí být tento údaj rovněž viditelny_pro_dodavatele.
Tyto údaje tedy spolu souvisí a nelze použít jeden bez druhého,
parovani – tento údaj vyplňujete pouze, pokud chcete párovat atributy z jiného systému! Má význam pouze pro eKatalog u DNS či kategorie DNS.
V CSV souboru ale musí být uveden.
Může být nastaveno jen u jednoho atributu typu krátký text, který vyplňuje zadavatel,
povinný atribut Obecný název se v CSV souboru neuvádí .

Číselník pro datovy_typ:

STRING - krátký text (maximálně 255 znaků),
TEXT - dlouhý text (textové pole bez omezení počtu znaků),
URL - internetová adresa,
PRICEWOVAT - cena bez DPH (měnu je potřeba uvést v názvu atributu),
PRICEVAT - cena vč. DPH (měnu je potřeba uvést v názvu atributu),
PRICEVAT - cena vč. DPH (měnu je potřeba uvést v názvu atributu),
VAT - výše DPH v měně,
VATRATE - sazba DPH v %,
INTEGER - celé číslo,
FLOAT - des. číslo,
QUANTITY - poptávané množství (údajem se vynásobí cena, resp. údaj pro hodnocení),
DATE – datum,
DATETIME - datum a čas,
BOOLEAN - ano/ne,

Číselník pro udaj_vyplnuje:

dodavatel - údaj vyplňují dodavatelé
zadavatel - údaj vyplňuje zadavatel

Zde je uveden příklad vyplnění CSV souboru pro import atributů dle šablony.

Sloupec párování ponechte prázdný. Má význam pouze pro

eKatalog u DNS či kategorie DNS pokud chcete párovat atributy z jiného systému!

Pokud chcete importovaným souborem přemazat všechny dosud vložené atributy, lze zatrhnout volbu Smazat všechny dosud vložené atributy.

V závislosti na systému, ve kterém CSV vytváříte, nastavíte vhodnou volbu Znaková sada (kódování), aby se správně zobrazovala čeština.

Přidání položek eKatalogu

Obdobně jako atributy se nastavují také položky elektronického katalogu. Kliknutím na Přidat položku můžete položku nastavit manuálně.

Je zde potřeba uvést Obecný název položky a dále pak vyplnit všechny výše/dříve definované atributy nastavené k vyplnění zadavatelem.

Položky lze stejně jako atributy naimportovat ze souboru CSV. Opět je zde k dispozici šablona ke stažení, kterou lze následně vyplnit, například v Excelu.

Sloupce s atributy (A1;...) musí být uvedeny ve stejném pořadí, jako jsou uvedeny v jejich seznamu/šabloně a pouze ty, u nichž je nastaveno, že je vyplňuje zadavatel.

Při nahrání souboru opět volíme, zda chceme smazat všechny dosud vložené položky, či nikoliv a odpovídající znakovou sadu pro správné zobrazení češtiny.

Nastavení jednotky hodnotícího kritéria

Pokud zvolíme výběr všech položek z jednoho elektronického katalogu, musíme před obvyklým zahájením zakázky ještě upravit kritérium v bloku Hodnocení nabídek.

Je zde třeba vyplnit jednotku hodnotícího kritéria – zda se bude jednat o Kč, EUR či jinou měnu, a zda se jedná o hodnotu s či

bez DPH.

Na tuto skutečnost nás systém upozorní červenou chybovou hláškou "Není vyplněna jednotka hodnotícího kritéria". při zahájení zakázky.

Zaslání nabídky s eKatalogem dodavatelem

Nabídka do zakázky, u níž je použit elektronický katalog, se podává stejně jako u jakékoliv jiné zakázky – tlačítkem Poslat nabídku vpravo nahoře na detailu zakázky.

Elektronický katalog musí dodavatel vyplnit manuálně, nebo jej načíst z CSV souboru, který vytvoří dle nabízené šablony.

Vložený elektronický katalog nemůže být prázdný.

Pokud dochází k výběru dodavatele za každou položku zvlášť, je třeba ve sloupci Kód ještě označit, které z položek dodavatel nabízí. V opačném případě musí dodavatel dodat elektronický katalog kompletní.

Zde vidíte příklad vyplněného CSV souboru pro podání nabídky.

Pokud je třeba nabídku zneplatnit a poslat znovu, lze takto učinit před uplynutím lhůty pro podání nabídek v bloku Odeslané elektronické nabídky kliknutím na ikonu červeného křížku – stejně jako u jiných zakázek.

Poté je možné nahrát nabídku znovu, pokud ještě neuplynula lhůta pro podání nabídek.

Vyhodnocení zakázky s eKatalogem

Po uplynutí lhůty udělí zadavatel souhlasy s odtajněním přijatých elektronických nabídek standardně jako u jakékoliv jiné zakázky.

Následně zadavatel zařadí nabídky do hodnocení.

V bloku Elektronický katalog se zobrazí kromě atributů a položek také elektronické katalogy dodavatelů, jejichž detail je možno zobrazit kliknutím na ikonu lupy.

Seznam položek s atributy se dá vyexportovat do CSV souboru.

Kliknutím na Přehled všech cen si můžete zobrazit přehled cen všech položek z eKatalogů jednotlivých dodavatelů.

Tento přehled lze opět vyexportovat do CSV souboru kliknutím na patřičnou volbu.

Pokud jsou všichni dodavatelé vybráni pouze z jednoho elektronického katalogu, v bloku Hodnocení nabídek se pak dodavatelé seřadili podle nabízených cen. Abyste mohli ukončit vyhodnocování a zadat zakázku, je třeba uzavřít hodnotící kolo.

V bloku Hodnocení nabídek najdete tlačítko Přehled všech hodnocení – po kliknutí na tuto volbu se zobrazí informace o přijatých nabídkách. Je zde také možnost exportu do CSV.

Při výběru z více elektronických katalogů/nabídek pro každou položku samostatně (více vítězů) je v bloku Hodnocení nabídek následně nutné - po zařazení nabídek do hodnocení - provést výběr dodavatelů kliknutím na tlačítko Vybrat dodavatele z elektronických katalogů, čímž se vygeneruje přehled Vybraní dodavatelé dle položek eKatalogu.

Tuto akci je třeba potvrdit v následujícím dialogu.

Výsledky je následně možné vyexportovat do CSV souboru.

Kliknutím na ikonu sloupcového grafu lze pořadí vybraného dodavatele pro položku nastavit manuálně – tedy i jinak, než jak bylo nastaveno automaticky dle nejnižší ceny. Dále je zde možno vepsat poznámku/odůvodnění k tomuto výběru.

Ukončení vyhodnocování je možné ihned po výběru dodavatelů z elektronických katalogů. Hodnotící kolo se v tomto případě neuzavírá. Vybraných dodavatelů může být více.

Zadání zakázky s eKatalogem

Před zadáním zakázky je taktéž potřeba zkontrolovat splnění požadavků u nejvýhodnější nabídky (nabídek) v bloku Přijaté elektronické nabídky.

Na toto se případně při zadání zakázky zobrazí upozornění s červenou informační hláškou: "U vybraného dodavatele je nutné provést posouzení splnění podmínek účasti v zadávacím řízení, tj. v bloku Přijaté elektronické nabídky alespoň u příslušné nabídky zkontrolovat a zaznamenat splnění požadavků.".

Pro zadání zakázky je třeba vyplnit statistické údaje, kterými jsou:

počet obdržených nabídek,
počet nabídek vstupujících do hodnocení,
počet oslovených dodavatelů,
konečná cena zakázky bez a s DPH,
datum uzavření smlouvy.

Cena se zde uvádí celková a datum je třeba vyplnit takové, které odpovídá datu uzavření poslední smlouvy s posledním dodavatelem.

Dále je zde možnost automaticky odeslat potvrzovací individuální zprávu vybranému dodavateli/dodavatelům.

Další průchod zakázkou pak probíhá standardně jako u kterékoli jiné zakázky.

Elektronické katalogy v DNS

Elektronický katalog v dynamickém nákupním systému (DNS) se musí nadefinovat při zavádění nového dynamického nákupního systému. Při úpravě DNS je zde navíc oddíl Elektronický katalog, v němž má zadavatel možnost zvolit, zda se bude katalog aktualizovat na úrovni celého DNS, a tedy se bude předkládat dodavateli již v rámci žádosti o účast v DNS, nebo zda bude předkládán až v rámci nabídek u jednotlivých zakázek v DNS.

Pokud je DNS dělen na kategorie, je zde ještě možnost volby, zda bude jeden společný elektronický katalog pro všechny kategorie, anebo bude elektronický katalog nastaven pro každou kategorii zvlášť.

V případě, že DNS do kategorií nedělíme, nebo je elektronický katalog společný pro všechny kategorie, nastavuje se elektronický katalog na detailu DNS.

Pokud DNS na kategorie dělíme a každá kategorie má vlastní elektronický katalog, pak se tento nastavuje na detailu každé kategorie.

Nastavení elektronického katalogu je popsáno výše a u DNS se nijak neliší.

Zaslání žádosti o účast do DNS s eKatalogem dodavatelem

Podání žádosti o účast dodavatelem do DNS s elektronickým katalogem se od standardního DNS liší pouze oddílem Elektronický katalog, který musí být vyplněn.

Dodavatel zatrhne ve sloupci Kód položek, které nabízí, a vyplní u nich požadované informace.

Je zde také možnost elektronický katalog načíst z CSV souboru obdobně jako u zakázky s eKatalogem.

U importu hodnot položek z CSV souboru je k dispozici šablona dokumentu. Současně je možné použitím zatržítka importem smazat všechny dosud vložené položky.

Další žádost o účast v DNS je možné podat po posouzení předchozí žádosti zadavatelem. Nelze podat žádost o účast, pokud je organizace dodavatele do daného DNS či jeho kategorie již zařazena.

Vypsání zakázky v DNS s eKatalogem

Pokud vypisujete zakázku v DNS, u něhož je elektronický katalog nastaven, možnost použít elektronický katalog můžete a nemusíte využít.

Pokud však použití elektronického katalogu není nastaveno na samotném DNS, pak nelze u zakázky v něm elektronický katalog použít.

Dále zde vybíráte, zda budou všechny položky vybírány pouze z jednoho elektronického katalogu, tedy pro všechny položky bude jeden vítězný dodavatel, nebo budou vybíráni vítězové z elektronických katalogů pro každou položku samostatně, tedy může být pro každou položku jiný vítězný dodavatel.

Na detailu zakázky se objeví blok Elektronický katalog.

Pokud je tento nastaven již na detailu DNS, lze zde pouze vybrat položky z DNS.

V opačném případě je třeba elektronický katalog, jeho atributy a položky nadefinovat dle popisu výše.

Před odesláním výzvy k účasti v zadávacím řízení je třeba ještě nastavit jednotku kritéria dle popisu výše.

Odmítnutí účasti v zakázce v DNS dodavatelem

Oslovení dodavatelé, kteří podali svůj elektronický katalog již v žádosti o účast do DNS jej mohou ve stanovené lhůtě aktualizovat, anebo odmítnout účast v dané zakázce.