Elektronická aukce bez zadávacího řízení

E-ZAK

Manuály

Elektronická aukce bez zadávacího řízení – manuál

Obsah manuálu:

Vypsání aukce

Přiřazení účastníků aukce

Nastavení elektronické aukce

Nastavení hodnotícího kritéria

Aukční síň

Podání nabídky účastníkem

Vypsání aukce

Elektronická aukce bez zadávacího řízení je postup, kdy vstupní aukční hodnoty jednotlivých účastníků jsou získány mimo E-ZAK a v E-ZAKu proběhne pouze samotná aukce.

Prvním krokem pro vypsání aukce zadavatelem je přihlášení do systému.

Následně v menu na levé straně zvolte Nové zadávací řízení a aukci pojmenujte.

Poté vyberte Elektronickou aukci bez zadávacího řízení a klikněte na Pokračovat.

V následujícím formuláři je třeba vyplnit zejména:

název aukce,
druh veřejné zakázky,
stručný popis předmětu,
předpokládanou hodnotu, kterou je však možno skrýt pomocí zatržítka Neuveřejňovat předpokládanou hodnotu,
režim veřejné zakázky, který lze ponechat jako zakázku malého rozsahu, či jako zakázku mimo režim zákona.

Ostatní položky jsou volitelné.

Na nutnost vyplnění zmíněných údajů je vypisovatel upozorněn i žlutou chybovou hláškou na detailu aukce po uložení formuláře.

Zadavatel má také možnost nastavit nutnost veškerou komunikaci elektronicky podepisovat, a to jak ze strany účastníka, tak ze strany zadavatele.

Důrazně doporučujeme elektronické podpisy nepoužívat!
§ 211 odst. 7 Zákona o zadávání veřejných zakázek říká, že "Úkon učiněný prostřednictvím elektronického nástroje nebo datové schránky se považuje za podepsaný."

Aukce jsou vždy přístupné pouze osloveným účastníkům, pokud chcete aukci zveřejnit po jejím ukončení na profilu, zvolte tuto možnost.

Přiřazení účastníků aukce

Prvním krokem, který je nutné učinit po uložení základních informací aukce, je přiřazení účastníků, kteří se jí budou účastnit.

Toto je možné udělat stisknutím volby Přidat organizaci v bloku Oprávněné osoby za účastníky.

Zobrazí se vyhledávač dodavatelských organizací.

Vyhledávat lze mimo jiné pomocí názvu společnosti a jejího IČ.

Při vyhledávání je třeba mít na paměti, že všechny subjekty v databázi nemusí být ověřeny, a tedy je třeba vyhledávat mezi všemi organizacemi, nikoliv jen mezi ověřenými.

Vyhledaného účastníka přiřadíte k aukci zatržením checkboxu nalevo a výběrem důvodu jeho přiřazení k aukci z nabídky.

Následně máte možnost účastníka přiřadit a pokračovat ve výběru dalších, nebo se vrátit zpátky na zakázku.

Pokud daný subjekt v databázi ještě není zaveden, můžete jej založit pomocí volby v Katalogu organizací, který najdete v levém menu níže na stránce.

Nastavení elektronické aukce

Samotná elektronická aukce se nastavuje v bloku Elektronická aukce kliknutím na Nastavit

e-aukci.

Předvyplní se název aukce, případně doplňte její popis.

Dále se zde určuje datum a čas zahájení aukce a případně také jejího konce.

Pokud je to umožněno zatržením checkboxu, můžete zde také nastavit, jakým způsobem bude docházet k prodlužování aukce při změně či dorovnáním nejlepší nabídky.

Níže se nastavují informace, které se zobrazí účastníkům v průběhu elektronické aukce.

Jsou to:

pořadí účastníka,
nejlepší aukční hodnoty,
aukční hodnoty nejlepší nabídky,
počet účastníků v aukci,
aukční hodnoty ostatních účastníků.

Nakonec je třeba zvolit, zda se bude zobrazovat chat v průběhu aukce.

Nastavení hodnotícího kritéria

Pro nastavení základního hodnotícího kritéria u elektronické aukce bez zadávacího řízení je třeba nastavit jako základní kritérium v bloku Hodnocení nabídek Nejnižší nabídkovou cenu.

Je vhodné nastavit Minimální rozdíl/krok změny aukční hodnoty, například jako 1 % z aktuální hodnoty kritéria vlastní nabídky účastníka, abyste předešli příliš nízkým příhozům účastníků elektronické aukce.

I u elektronické aukce bez zadávacího řízení lze nastavit vícekriteriální hodnocení nabídek, pomocí kterého E-ZAK vyhodnotí hodnoty vložené do elektronické aukce.

Klikněte na Přidat kritérium hodnocení.

Zvolte Ekonomickou výhodnost nabídky.

Kritérium pojmenujte.

Uveďte jednotku kritéria.

Dále máte možnost využít pole Popis.

Určete pořadí kritéria mezi ostatními kritérii.

Zvolte Typ kritéra.

Jeho povaha může být kvantitativní, tedy převzatá z nabídky, nebo kvalitativní, tedy její hodnotu určuje hodnotitel.

Dále zvolte jeho orientaci rostoucí (výnosovou) - čím větší, tím lepší, nebo klesající (nákladovou) - čím nižší, tím lepší.

Zvolte váhu hodnotícího kritéria v procentech tak, aby dohromady součet kritérií dával 100 %.

Cenové položky lze použít v případě, že dochází k dražení více položek.

Dále máte možnost nastavit nepřekročitelné minimum a maximum, případně i násobky.

Indexace obvykle zůstává na nejlepší hodnotu. Pokud byste chtěli zahrnout i nulové či záporné hodnoty, volíte druhou možnost.

Dále je třeba zaškrtnout, že hodnoty kritéria budou předmětem elektronické aukce.

Je vhodné nastavit Minimální rozdíl/krok změny aukční hodnoty, například jako 1 % z aktuální hodnoty kritéria vlastní nabídky účastníka, abyste předešli příliš nízkým příhozům účastníků elektronické aukce.

Jakmile je kritérium hodnocení nastaveno, je třeba založit účastníkům hodnocení jejich nabídek, tedy zadat vstupní hodnoty, s nimiž budou do aukce vstupovat.

Jako variantu nabídky zvolte třeba písmeno A.

Hodnoty lze vložit hromadně pro jednotlivá kritéria pomocí ikony sloupcového grafu.

Lze nastavit pro všechny účastníky stejnou výchozí hodnotu.

Tato hodnota nesmí být nulová.

Aukční síň

Do aukční síně je možné přejít jednoduše pomocí tlačítka Vstup do aukční síně v bloku Elektronická aukce.

Tlačítko vstup do aukční síně zůstává k dispozici i po skončení elektronické aukce. Pak je zde možno zobrazit informace o proběhlé elektronické aukci spolu s protokolem o jejím průběhu.

Před započetím elektronické aukce je zde pro účastníky přístupná demoverze aukce, kde si mohou vyzkoušet zadávání hodnot nanečisto.

Vzhled aukční síně závisí zejména na tom, jaké údaje o průběhu elektronické aukce zadavatel zpřístupnil.

POZOR! V aukční síni je z bezpečnostních důvodů nastaveno automatické odhlášení zpravidla po 20 minutách nečinnosti (v některých případech může být toto nastavení zkráceno či prodlouženo). Prodloužení přihlášení provedete např. obnovením stránky (F5 či Ctrl+R) nebo kliknutím na jakýkoli odkaz v systému.

Zadavatel má na probíhající aukci náhled. Nemůže do ní kromě chatu jakkoliv zasahovat.

Vidí mimo jiné:

čas do konce aukce,
stav účastníků aukce - zda jsou online či offline,
průběžný stav,
okno chatu, je-li aktivován.

Podání nabídky účastníkem

Účastník v aukční síni vidí informace, které mu zadavatel zpřístupnil v nastavení elektronické aukce.

Může podávat nabídky vyplněním příslušné kolonky a kliknutím na tlačítko Odeslat.

Tento úkon však musí ještě potvrdit ve vyskakovacím okně.

Vše si může vyzkoušet před zahájením aukce v demoverzi.

Obě strany, jak zadavatel, tak účastník, mají k dispozici protokol o průběhu elektronické aukce, který zobrazuje veškeré dostupné údaje k elektronické aukci.

Tento protokol je možné následně vložit do dokumentů u zakázky pomocí modulu Šablony dokumentů - PDF v bloku Šablony dokumentů na detailu zakázky.