V rámci nástroje E-ZAK funguje systém zpráv – jedná se o zprávy týkající se zadávacích řízení jednotlivých veřejných zakázek jako jsou výzvy, žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace a odpovědi na ně, žádosti o poskytnutí zadávací dokumentace a jejich odpovědi, individuální komunikace, ostatní zprávy a také zprávy mezi uživateli zadavatelské organizace. Přístup k těmto zprávám je možný pouze po přihlášení do systému E-ZAK.

Pro zobrazení přehledu všech zpráv slouží položky menu Přijaté zprávy a Odeslané zprávy v jednotlivých blocích. V přehledu přijatých zpráv, jsou zobrazovány přijaté zprávy všech veřejných zakázek, u nichž má přihlášený uživatel nastavena oprávnění pro příchozí komunikaci.

Žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace k veřejným zakázkám určené široké veřejnosti jsou zobrazovány v bloku Žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace. Vysvětlení, doplnění, změna dokumentace, které uveřejnil sám přihlášený uživatel, jsou zařazeny v odeslaných zprávách bloku Moje zprávy k veřejné zakázce.

Všechny zprávy, ke kterým má uživatel oprávnění jsou zobrazeny v menu ZPRÁVY/INDIVIDUÁLNÍ KOMUNIACE, kam se dostanete prokliknutím na Přijaté/Odeslané zprávy v levém menu systému E-ZAK.

Jednotlivou zprávu lze zobrazit kliknutím na odkaz ve sloupci Předmět. Odkaz ve sloupci Zadávací řízení/DNS/RD pak slouží k rychlému přechodu na detail veřejné zakázky či DNS/RD, k níž daná zpráva patří.

V detailu veřejné zakázky se přihlášeným uživatelům v sekci Moje zprávy k zakázce zobrazují veškeré zprávy týkající se dané veřejné zakázky (pokud má uživatel nastavena příslušná oprávnění). Pouze zprávy typu „žádost o vysvětlení zadávací dokumentace“ jsou vyčleněny do samostatné sekce. Nepřečtené přijaté zprávy jsou označeny tučně, ve sloupci

„o.“ se zobrazuje možnost odpovědět a počet odpovědí na jednotlivé zprávy.

Systém E-ZAK umožňuje zadavateli odeslat buď všem včetně veřejnosti nebo pouze zájemcům a účastníkům přiřazeným k danému zadávacímu řízení společnou, hromadnou zprávu. K tomu slouží oprávnění „odesílat a číst jiné zprávy“ a tlačítko poslat zprávu v bloku Moje zprávy k zakázce. Tento druh zprávy je označován jako ostatní.

Uživatelé jsou o příchozích zprávách informováni upozorňujícími e-maily zasílanými na adresu uvedenou v profilu uživatele.

Pokud chce zadavatel odeslat zprávu v rámci veřejné zakázky, pak po kliknutí na tlačítko poslat zprávu se otevře stránka s formulářem pro vytvoření jiné zprávy (druh zprávy ostatní). Zde je nutné kromě zadání předmětu a textu zprávy a případného připojení souborových příloh také zvolit Příjemce zprávy:

   ▪  Oprávněné osoby za přiřazené dodavatele – zpráva bude zpřístupněna těm uživatelům, kteří mají u dané VZ nastaveno odpovídající oprávnění pro čtení příchozích zpráv (včetně zadavatelů)

   ▪  Všichni (včetně veřejnosti) – zpráva bude zpřístupněna úplně všem, kteří si mohou dané zadávací řízení zobrazit, tj. pokud je VZ uveřejněna na profilu zadavatele, bude tato zpráva viditelná i nepřihlášeným uživatelům, tj. veřejnosti.

Pokud chce zadavatel odeslat zprávu jen jednomu dodavateli, aby si ji nemohli zobrazit ostatní dodavatelé, musí v tomto případě použít „Individuální komunikaci“.

Systém E-ZAK umožňuje zadavateli odeslat jednotlivému dodavateli tzv. individuální zprávu, která je určena pouze dané organizaci dodavatele. Tímto způsobem lze řešit např. oznámení o vyloučení dodavatele atp. K tomu je potřeba mít nastaveno oprávnění „odesílat a číst jiné zprávy“. Pak se v bloku Oprávněné osoby za dodavatele zobrazí u jednotlivých dodavatelů ve sloupci Akce ikona pro vytvoření a odeslání individuální zprávy.

Jestliže to zadavatel při vytváření individuální zprávy připustí (viz obrázek - volba umožnit odpověď na zprávu), může pak dodavatel na takovouto zprávu odpovědět (musí mít na to oprávnění „odpovídat na individuální zprávy“). Tyto odpovědi jsou poté u zadavatele zobrazovány jako Příchozí v levém submenu Individuální komunikace a na detailu příslušného zadávacího řízení v bloku Individuální komunikace.

Na detailu veřejné zakázky se přihlášeným uživatelům s odpovídajícím oprávněním zobrazuje blok Individuální komunikace obsahující přijaté a odeslané individuální zprávy týkající se dané veřejné zakázky.

Stejný pohled pro přehled zpráv má jak zadavatel, tak i dodavatel.

Přihlášení uživatelé za dodavatele, kteří mají na zakázce nastavena příslušná oprávnění, mají volbu poslat zprávu zadavateli přes tlačítko v bloku "Moje zprávy k zakázce".